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【電子帳簿保存法改正】全事業主の電子データ保存が必須になる!

今回は2021.10から改正された「電子帳簿保存法」に伴い、『ネットでの仕入れに伴う領収書の電子データ保存が必須になった』という話題。何やら電子データで保存をしておかないと違法状態になってしまうとのことで怖い怖い。

もはや自分の備忘録としての記事(笑)。ぜひお役立てください。

ちなみに法律系の話は最近だと“飲食店関連のHACCP義務化“や”食品衛生法改正に伴う諸々”などもシリーズでご用意しています。こちらも完全にわたしの備忘録であります。どうぞどうぞ。

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電子帳簿保存法とは

まず電子帳簿保存法について簡単にまとめておきましょう。

電子帳簿保存法とは

1998年7月に制定された法律。国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電子データ等により保存するときの方法について定めたもの

ザックリまとめると『“紙“で保存することが義務づけられていた国税慣例の帳簿や書類を電子化して保存するルールを決めた法律』。

これまでは電子データで保存したい場合は税務署に事前承認をして認められれば可能とされていました。

今回の改正はこの事前承認制度は廃止となり、条件を緩和する代わりに“全事業主“が対象となるというところがポイント。

何が怖いというと、これまでは“紙“で保存していればよかったネットショップなどのECサイトでの仕入れの領収書がダメになるということ。これは事件です、事件。

全部電子データでの保存が義務となるのです。

改正電子帳簿保存法のポイント

全ての事業主の義務になるということは“主婦のプチ起業“にももちろん影響してくるわけであります。

でも調べていくと売上に応じて少し条件が緩和されている部分もあるので力み過ぎず、一つ一つ一緒に潰していきましょう。

では改正のポイントをまとめていきます。ここでは個人に関わるものを抜粋します。

  • スキャナ保存制度の要件が緩和
  • 電子データで受け取った取引情報の紙保存廃止
  • タイムスタンプ要件の緩和
  • 検索要件の緩和
  • スキャナ保存制度の要件が緩和

これまでの電子帳簿保存法ではスキャナーで読み取って保存する場合には事前承認をとり、定期検査をし、2名以上の事務処理で確認をするとなっていました。(適正事務処理要件)

今回の法改正ではこの適正事務処理要件が廃止され、定期検査までの紙の原本保存の必要がなくなり事務処理担当者も1名で良くなりました。これにより担当者1人でデータ化や書類の破棄が可能になります。

電子データで受け取った取引情報の紙保存廃止

これまではAmazonや楽天などで購入したものの領収書はプリントして紙で保存していればよかったものが不可になります。2022.1以降はECサイトで購入したものは全て電子データで保存しなければならなくなります。

適正に保管していないと青色申告の取り消しリスクがあるとのこと。データ改ざんなどはもってのほか。追徴課税を受けるリスクも出てきます。

ちなみにお店で紙でもらうようなものはそのまま紙保存が可能とのこと(スキャナ保存しても良い)。そしてネットショップでの領収書を紙でもらった場合も紙で保存して良いとのこと。これは代引きなども含みます。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、書類が作成された日付を確認するための時刻証明。

これまではスキャナーで読み取った場合は受領者が署名した上で3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。

改正に伴い、その署名が不要となり、タイムスタンプ付与の期間が3営業日→最長2ヶ月に延長されます。(書類の入力は2ヶ月以内にするようにした方が良さそう)

また画像データの修正や削除履歴が残るシステムを利用している場合はタイムスタンプ要件が廃止になります。

※タイムスタンプについてはわたしの規模では使うことがないので説明のみにします

検索要件の緩和

これまでは「取引年月日・取引金額・勘定科目」など全ての項目を検索条件にしなければなりませんでしたが、改正により「年月日・金額・取引先」の3つに削減されました。

次の項目で解説しますね。

データ保存と検索要件について

電子データは単純にPDFで保存するだけで良いわけではないらしく…

売上1000万以上の場合は以下の3つの要件を求められています。

(売上1000万未満の場合は“検索“の義務化はありませんが、電子データでの保存の義務は同あります)

  1. 日付・金額・取引先の3つの項目で検索できる事
  2. 日付・金額は範囲を指定して検索できること
  3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

例えば保存しておくファイル名を「日付ー取引先ー金額」というルールで保存するようにすれば対処できるとのこと。

例:「2022.1.1にAmazonで5000円の仕入れをした」であれば「20220101_Amazon_5000」など。

保存ファイル名を分かりやすくしておこう

他にはエクセルで管理するという方法もあります。

わたしの場合は売上1000万もないですので、地道にファイルで保存をしていこうと思います笑”あはは。

帳簿をつけるときは紙があると管理がしやすいので、『紙で帳簿入力』『電子データでも保存』を続けていきつつ、じわじわと検索出来るように考えていこうかな。

ちなみに税理士さんに紙で渡している場合も自分自身は電子データで保存する義務があるとのことですのでご注意あれ。

今回のまとめ

今回は「電子帳簿保存法改正!全事業主の電子データ保存が必須になる」について解説しました。

今回のポイント
  • 電子データの保存が義務化された
  • 電子データは検索しやすいようにする
  • 売上1000万以下は検索は義務化ではない
  • 紙でもらった領収書は紙のまま保存可能

電子帳簿保存法は税務調査のために作られた法律→つまり検索しやすくするのが目的。

まさかまさかの全事業者が対象になるとのことで最近知ったわたしは大慌て。

ありがたいことに(?)売上がそこまであるわけではないので、コツコツとファイル名を付けつつ、何か良いサービスがないか探していきたいと思います笑”

とにかく皆対象です!開業届出してたら対象です。

主婦のちょっとしたプチ起業だから〜とか関係ありませんので、しっかり準備しておきましょう。