今回は「パン屋のプチデジタル化」のお話。
「なぁんだ。大丈夫でーす！」と去ろうとしたそこのあなた。
ちょっと聞いていってください。
というのも、パン屋さん・お菓子屋さんなどいわゆる職人と呼ばれるお仕事をされている方、アナログな方が多くないでしょうか？
例に漏れず、わたしも少し前までは超アナログ人間でした。
3年前、自分専用のパソコンを持ったことで世界は一変。最近はもっぱらデジタルに頼ることにしています。
で、ここからが本題。
ネットショップやLINE公式アカウントを作るとします。
どんなメールアドレスを使っていますか？
「とりあえず持っているアドレスを使ってます」とか「昔から使っていたキャリアメールを使ってます」という方、いませんか？
中には「大手キャリアのアドレスメインでいろいろやってたから、なかなか格安キャリアに乗り換えができない」という方もいるのではないでしょうか？
それはとてももったいない！
でも裏を返せばまだのびしろもあります。
ドキィ！っとした方、そんなことは知ってるわという方、どちらもいるかと思いますが…今回はそのあたりを解説しつつ、「Googleアカウント」にフォーカスしてパン屋のプチデジタル化を図りませんか？というお話。
電子書籍の特典にも関係してくるのでちょうどいいタイミング。後半は読者限定特典の内容もちょっとお見せします。
YouTubeの方を見てくださっている方はおそらく大半がGoogleアカウントでログインされているかと思います。
実はコイツ、ポテンシャル高めなんです。
多少なりとも納品書作成などで苦労されている方には使える内容かと思いますので、ぜひ最後までお付き合いください。
また先日初の電子書籍を出版しました！ぜひご一読ください。
こんなこと、してませんか？
まずは現状をまとめてみましょう。数年前のわたしを想像してみます。
- パン屋さんなどの職人はアナログな人が多い
- 納品書などは手書きに頼りがち
- 使えたとしてもテンプレに頼りがち
- スケジュール管理は手帳がメイン
- メモがあちらこちらに点在している
- アドレスはたくさんあるけど、用途が定まっていない
- 同じパスワードを使いまわしがち
- キャリアメール頼りで通信費が高い
手帳は好みがありますし、個人的には手帳はあこがれの存在。手帳を書くことで自分と向き合えたり、完成させる達成感はもちろん大切なことです。
なのでディスっているわけではありません。
心配なのはパスワード管理。
同じパスワードを使いまわしていませんか？
パスワードを手帳にメモっていませんか？
今はとても便利な時代。
例えばiPhoneならクラウドで強力なパスワードを提案し、保存できます。あとから紹介するGoogleアカウントでもアカウントにパスワードを保存していくことができます。
「スマホにパスワード入れたら怖くない？」と言われますが、それは手帳も同じですよね。
手帳には暗証番号がありません。メモを間違えて捨てたらもう探せません。
これはスマホも同じで、データがぶっ飛んだら詰みます（複数端末があればセーフなことも多いですが）。
だから「なくしたらどうしますか？」はどれも同じ。
どんなことにも一長一短はあります。
それはいいとして。
ここで伝えたいのは「新しいことをはじめるときにびびっていたら世界は何も変わらない」ということ。
えらそうに聞こえたらすみません。
例を出しましょう。
ネットショップなど配送での販売をはじめたいとします。ネットショップといえば、店舗販売よりも”デジタル的なやること”が増えてきます。
- 納品書を作る
- 配送の連絡をする
- ネットショップを作る など
そのときに管理がごちゃ混ぜなまま設定をしてしまうとあとで何か変えたくなったときにすごく大変。
同じく、キャリアメールがメインの方なら「移行するのめんどくさい」と放置して月に5000円近い通信費を払い続ける。
ちなみにわたしはスマホの通信費は月平均2000円を切っています（povoで1年分ギガを購入）。
月に3000円浮いたお金があれば本を読んだり、便利なサブスクのサービスを契約できます。
「最初はめんどくさいけど、そこをがんばる」
そうするとのちのち作業もしやすくなると思うのです。
この項目で伝えたかったのはその部分。
次からはどんなことができるかを具体的に解説していきます。
Googleアカウントで何ができる？
今回おすすめするのは「Googleアカウント」。
アカウントってね、本当にいろいろあります。
iPhoneユーザーならiCloud、AndroidユーザーならGoogleアカウントが主流。
今から解説する用途を総合的に考えると、仕事用にGoogleアカウントがあるととても便利。
何が便利なのでしょうか？
こんな感じで1つのアカウントでこれだけでの用途。
ちょっと気になってきてない？
特徴はこんな感じです。
- 15GBまでは無料で使える（フォトは圧迫しやすいので注意）
- 複数人でデータの共有も出来る
- メールやYouTubeはみんな知っているけど、ドキュメントも実は超使える！
- 各種サービスもGoogleアカウントがあればサクッとやれることが多い
- Androidユーザーはほとんど持っている（プライベートとは分けた方が楽）
- 複数のアカウント作成が可能
ほらほらだんだん興味出てきたでしょう？
端末が変わってもログインさえすれば大抵使うことができます。
気になってきましたか？
次の項目ではパン屋さんで使えることにフォーカスしてみましょう。
パン屋で管理したいものとは
Googleアカウント、なんだか便利そう…
これはなんとなくそれは伝わったかと思います。
では具体的にどんなことに使えるかをピックアップしてみます。
こちらをご覧ください。パン屋で使えそうなことを挙げてみました。
- Gmail：お客さんとの連絡、各種アカウント作成を一元化
- Googleフォト：仕事に使える写真を保存しておく
- Googleカレンダー：仕事の予定を管理する
- YouTube：動画の閲覧、投稿ができる（集客や収益化の夢も）
- Googleマップ：会場までの地図をみたり、ナビとして使える
- Googleドキュメント：メモやテキストを記録できる
- Googleドライブ：ファイルの管理
ざっと先ほどお伝えしたことですよね。
このうち、なんとなくでも上から5つくらいは使ったことがあったり、知っているかと思います。なのでそこは一旦省略します。
ポイントは下2つ。
Googleドライブは今から紹介するGoogleドキュメントなどをファイルで分けることが出来るもの。
ここでは『Googleドキュメント』が特に肝になります。
こちら、実はいくつか種類があります。
聞いたことあるけど、いまいちわからんという方のためにまとめておきます。
WordやExcelと聞くと想像できますよね。似たような作業をクラウド上で行うことができます。
デバイスに固定されないのもミソ。
Windowsであろうと、Macであろうと使えます。パソコンであろうと、タブレットであろうと使えます。見にくいですがスマホでも使えます。
これが「Googleアカウントに一元化したい」一番の理由。
話を戻して、パン屋の業務ではこんなことに使えます。
ほら。使えることがたくさん！
中でもスプレッドシートは出版した電子書籍の読者限定特典として配布していますので、よろしければ書籍を読んでみてください。
LINE公式アカウントに登録すると受け取れます。
今後、納品書は2冊目の書籍に。他も出来る範囲で有料noteの特典にテンプレをつけたいと考えています。
今回はアカウント一元化にフォーカスしているので使い方は特典配布の際に記事を用意しますね。
いろんなことに使えるよ！というのを覚えておいていただければと。
実際に特典を使ってみよう
最後の項目では取り入れるポイントや特典の使い方を解説していきます。
まずお伝えしておきたいのは『全部を取り入れなくてもいい』です。
便利なもの、と聞くと女性はこう考えます。
便利なんだから使わないともったいない！
とても気持ちはわかりますが、たぶんスタートダッシュで力尽きますw
一旦やれることから取り入れてみましょう。
例えば電子書籍の特典として配布しているHACCP対策シート。
ちゃっかり宣伝になっておりますが、実際の例があるといいかなと思い取り上げます。こちらはご自身の工房仕様に少しいじっていただくだけで使えます。
工房仕様って？の部分ですが、例えば「サンドイッチを販売している」とか「保温して販売している」などがあると重要項目の部分に差が出てきます。
ご自身の販売する商品に合わせて文字の部分を変えてみてください。
実際のシートがこちら。
シートを保護してありますので、このままでは使えません。
なので特典を受け取ってファイルを開いたら、「ファイル」から「コピーを作成」を押してください。
タブレットの方は特典配布の際に解説記事を用意していますのでそちらをご覧ください。
で、コピーしたものを使っていきます。
HACCPの場合は”管理表”になるので、デジタル管理というよりもテンプレを印刷して使う方が多いかもしれません。
その場合は「ファイル」から「印刷」を押してください。
プリンターがない場合はPDFとして書き出し、コンビニなどで印刷することができます。
ただネットショップをはじめるとプリンターは必須。
特にヤマトのビジネスメンバーズを契約すると自分で発送伝票を印刷して貼っていくことになります。可能であればプリンターは用意しましょう。
今後特典として予定しているのが「配送管理表」。
こちらは月毎に管理ができると楽ですよね。
その場合は最初にコピーしたものをテンプレとしてそのまま残しておき、もう一度コピーを作成して「202○年○月」のように月毎に管理していきます。
下の方をご覧ください。シートごとに表示があるのが分かりますか？こうすれば1つのファイルで月ごとに管理ができます。
ずーっと続くと見づらくなるので、年ごとにファイルごとまたコピーすればいいかなと。
どうでしょう？ちょっとイメージできましたか？
同じように納品書やチェックリストをテンプレとして配布していきますので、気になれば特典を受け取ってみてください。
そういえば「アカウントの作成方法」を伝えていませんでした。
今Googleアカウントをお持ちの方も仕事用のアカウントでない場合は新しく仕事用として作るのがおすすめです。
屋号が入っていると分かりやすいですね。
仕事用でGoogleアカウントがあると例えばCanvaやnote、zoomはGoogleアカウントでログインができます。
わざわざパスワードを新規で作らなくてもGoogleのアカウントでログインできます。
だからこそパスワードは複雑なものにしてくださいね。
Googleアカウントの具体的な作成方法はこちらからが確実かと思います。
これがね、いざやろうと思うとめんどくさいですよねー。
でもね、後回しにするとどんどんめんどくさくなります。
特にこれまでキャリアメールを使っていた方は、年末の大掃除並みに重みがあるかもしれません。
重い腰を上げて整理をすると、本当に楽になります。
この際情報の断捨離と思って、アドレスを整理してみてはいかがでしょうか。
今回のまとめ
今回は「パン屋をプチデジタル化しよう！」ということでGoogleアカウントを仕事用で取り入れるお話をしてきました。
ポイントは4つ。
- パン屋含め、職人系の人はデジタルに弱い人が多い
- 仕事用のアカウントが混在した結果、諦めている人も多い
- Googleアカウントなら1つのアカウントで守備範囲が広い
- 読者限定特典をまずは使って、体験してみよう
わたし自身もGoogleドキュメントを使い始めたのは割と最近。食わず嫌いでスプレッドシートも触らなかったのですが、わかってくるととても便利なことを知りました。
そして乗り越えた今はNotionにもハマっています。
こちらもまた可能性が広がりまくっておりまして、今後特典としてテンプレを配布したいなと。
強制するつもりはありませんが、現代はデジタル社会になっています。
デジタル管理すればサクッと終わることがアナログだと良くも悪くも時間がかかる。なので使えそうなことから少しずつ取り入れていくといいのかなと感じます。
で、使うなら網羅しているものがいいし、すぐに使えるテンプレがあるといいなと思い、わたしはコソコソと制作に励んでいるわけ。
使いやすいツールを考えていきますのでぜひ嫌がらず、つまみ食いしてみてください。
